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Le mentoring en entreprise : Congrès EMCC Bordeaux 16 novembre 2016

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Le 17 novembre 2016 s’est tenu à Bordeaux un colloque consacré au Mentoring soutenu par Cap Mentorat. Avec plus de 70 participants : professionnels de l’accompagnement RH, dirigeants et cadres d’entreprise, cette manifestation a montré l’intérêt que suscite le mentorat auprès des entreprises.
Après une introduction par Alain Ribet, directeur de presse notamment au journal Sud-Ouest, et Evrard Beauroy-Eustache Délégué Régional EMCC Aquitaine, organisateur du colloque, Arnaud Lacan, Professeur à l’Ecole de management Kedge  a exposé avec brio les évolutions de la société et les conséquences en terme de management pour les entreprise dans un monde post moderne, comme il le définit. Jean-Pierre Andrien a ensuite rappelé les fondamentaux du mentorat : ses objectifs, ses origines et les applications actuelles. Puis, Danielle Deffontaines a présenté l’ingénierie d’un programme de mentorat : comment définir les objectifs, les mesures de résultats, comment mettre en place un programme et le piloter. Une table ronde a permis d’échanger autour d’expériences d’entreprises ayant mis en place des programmes de mentorat : EDF, La Poste, Apple, Techdata… La soirée s’est terminée par un cocktail afin de favoriser les échanges entre les intervenants et participants.

 

Danielle Deffontaines répond aux questions de Monique Lévy, Membre de l’EMCC, ex Déléguée Régionale Aquitaine.

 

Comment mettre en place un programme de mentorat en entreprise ?

Le mentorat est l’une des méthodes les plus efficace pour un transfert de compétences rapide et durable. Il permet le partage et la mise en œuvre de nouvelles pratiques managériales et le cas échéant le déploiement d’une nouvelle culture.

Le mentorat aide également à structurer et stimuler le rôle des managers seniors ou exécutives dans le développement personnel des collaborateurs.

L’apparente facilité de réalisation : des rencontres de gré à gré entre mentor et mentoré qui doivent rester flexibles et adaptables pourrait conduire les entreprises à une mise en œuvre rapide.

Toutefois, l’atteinte de résultats sensibles, utiles à l’entreprise requiert la mise en place d’un réel programme structuré comprenant un cadre et des objectifs précis, des modalités d’accompagnement de la démarche en interne pour en garantir les résultats escomptés.

 

Quels sont les facteurs clés de succès ?

D’après notre expérience, il est essentiel de structurer et piloter dans la durée une démarche ou programme de mentorat pour en accroitre l’efficacité.

En effet, il s’agit d’un processus relativement long qui requiert à minima la mobilisation de ressources en interne et pour lequel l’entreprise attend des résultats.

In fine, la réussite des programmes de mentorat repose sur 5 critères clés :

  • La définition claire des objectifs
  • Le recrutement des mentors et mentorés et leur jumelage
  • Leur formation aux méthodes et outils d’une relation mentorale efficace
  • L’appui dans la durée
  • L’évaluation des résultats

Ce  qui signifie que se lancer dans une  démarche de ce type a un cout. On ne peut le faire vivre sans ressources notamment RH au-delà du temps consacré par les mentors et mentorés.

Le mentoring répond à certains objectifs, ce n’est pas l’outil qui répond à tous les problèmes, ce n’est pas un pis aller quand on n’a pas le temps. J’ai entendu encore récemment un client me dire : « on va mettre en place un programme de mentoring car les mentorés n’ont pas le temps de partir en formation ! ». Ça ne peut pas marcher !

 

Quelles sont les grandes étapes de mise en œuvre ?

Nous avons identifié 4 étapes clés à planifier et organiser :

  1. Penser le Programme comme un projet : « tout se passe au commencement »

Le mentorat est un processus de transformation. Il ne va pas de soi.

Il nous semble essentiel de prendre le temps de réfléchir aux attendus du programme avec la ligne managériale afin de faciliter l’adhésion de tous, éviter les freins et capitaliser sur la motivation des différentes parties prenantes.

En effet, un programme de mentorat n’est pas dans le « core business », il est donc essentiel de bien associer les parties prenantes dès la conception pour qu’ils voient l’intérêt de dégager des ressources notamment en terme de temps dans la durée au bénéfice des mentorés mais aussi des mentors et de l’organisation.

Avant un déploiement dans de volumes, nous préconisons aussi de commencer par un programme expérimental pour affiner le dispositif et l’intégrer à l’offre de développement RH de l’entreprise. Cela veut donc dire aussi la nécessité de rechercher et définir des critères de mesure de réussite.

En effet, l’analyse des résultats sera indispensable avant toute décision de déploiement.

 

Cela passe par la définition des éléments clés du programme :

  • objectifs,
  • Indicateurs de résultat de l’efficacité du programme
  • Critères de recrutement des mentors/mentoré en fonction de l’objectif à atteindre :
    • compétences, qualités managériales, posture.
    • Réalisation des fiches de recrutement des mentors et des mentorés
    • Mise en place du processus de validation des mentors
    • Définition des modalités de matching : par un comité, un responsable RH, par le mentoré…
  • Organisation du pilotage avec un chef de projet interne garant du processus
  • Elaboration des modalités de fonctionnement du programme : lancement, suivi des séances, reporting…
  • Eléments de langage pour les différents acteurs notamment les managers des mentorés, communication interne pendant toute la durée du processus

 

Concrètement comment font les entreprises ?

Pour cette première phase les entreprises utilisent différentes méthodes selon leur culture, leur taille, l’ampleur du programme :

Certaines prévoient une réunion du Comité de Direction avec le sponsor de ½ journée pour :

  • Un partage des représentations et des points clés du mentorat
  • Synthèse et rédaction d’un la définition du ou des objectifs et des indicateurs de mesure
  • L’organisation du projet : pilotage, modalités pratiques

D’autres mettent en place un groupe projet qui se réunit 2 fois environ pour définir ces mêmes éléments et les faire valider ensuite par le comité de direction ;

Certains travaillent au sein de la filière RH et proposent leur projet une fois qu’il est élaboré.

De notre expérience, la mise en place d’un groupe de travail qui se transforme ensuite en comité de pilotage est très efficace car il permet de faire monter à bord toutes les parties prenantes et notamment la ligne hiérarchique qui connait bien la population des mentorés et est souvent plus précise sur les objectifs. Je pense en particulier à un client qui a retenu comme objectif : « que les managers se sentent soutenus » je ne pense pas que cet objectif serait sorti de l’analyse de l’équipe RH.

Il faut généralement compter 3 à 6 mois pour cette phase de la conception au matching selon la taille de l’entreprise, des processus de décision et du volume du programme. Cette étape est cruciale et va guider la suite.

Une fois que le projet est bien défini, que fait-on ?

On passe à la phase 2 : Réussir le lancement

Le lancement est un moment important qui permet de communiquer sur la démarche, valoriser les mentors et mentorés, assurer les conditions de succès.

Souvent elle passe par une réunion de lancement, kick off de la démarche. Par exemple, une journée  en 2 temps :

½ journée avec l’ensemble des acteurs (mentors, mentorés,…)

  • Présentation du dispositif (étape clé pour favoriser l'adhésion de tous à la démarche)
  • première prise de contact entre mentors et mentorés

½ journée de formation des mentors à leur nouvelle posture : aider le mentoré à définir son objectif, établir une relation de confiance, savoir partager des expériences sans les imposer, écouter, savoir développer et maintenir la motivation du mentoré.

 

Cette réunion est aussi l’occasion de remettre les documents clés aux mentors et mentorés, les plus courants sont:

  • guide du mentorat de l’entreprise, réponse aux FAQ
  • Charte du mentorat
  • Modèle de contrat
  • Modèle de fiche de suivi,

L’existence de documents de référence garantit l’homogénéité des approches, facilite le suivi et la supervision éventuels.

 

Pourquoi faut-il former les mentors ?

Les mentors sont ou en été des managers, ils ont une expérience à transmettre mais tout l’art du mentor est de se mette à la disposition du mentoré sans imposer ses idées.

Nous recommandons de former les mentors à leur nouvelle posture qui ne va pas de soi. Certains peuvent être déstabilisés par les questions, attitudes de leur mentoré, c’est d’ailleurs en ayant cette attitude d’ouverture qu’ils apprendront beaucoup. Certaines compétences des coachs peuvent être utiles à consolider comme :

  • Etablir une relation de confiance
  • Aider le mentoré à définir ses objectifs
  • Pratiquer l’écoute active
  • Développer et maintenir la motivation du mentoré
  • Partager des expériences sans imposer
  • Préparer les mentorés à la définition de leur plan de développement

 

Apres ce kick off, le programme est lancé ?

Un dispositif de mentoring doit être efficace dans la durée et nécessite un suivi tout au long du processus. Il doit être alimenté pour maintenir la flamme dans la durée et en tirant un réel bénéfice.

Il est alors essentiel de piloter et organiser le suivi, c’est l’étape 3.

L’existence d’un pilote dédié et quelquefois d’un comité de pilotage garantissent ce suivi pour :

  • Assurer le suivi des réunions, fréquences, analyse des problèmes éventuels
  • Accompagner si besoin les mentors pour évaluer et réajuster en cours de parcours à la fois le cadre et le contenu.
    • Certaines entreprises proposent des séances de Co développement entre mentors pour :
      • Analyse de points forts et de difficultés
      • Prise de recul
      • Renforcer la motivation
    • Ce dispositif est quelquefois proposé aussi aux mentorés au bout d’un semestre de fonctionnement afin de favoriser la résolution de problème en autonomie.

Et puis, il faut savoir clore le programme de mentoring, c’est l’étape 4. Elle est essentielle pour assurer une mesure des bénéfices retirés de cette action et pour valoriser les mentors, mentorés qui ont participés. Elle se traduit souvent par un questionnaire, une mesure des résultats et une réunion un peu festive de fin.

La fin du projet ne conduit pas, bien sûr à la fin des relations entre mentors et mentorés qui le souhaitent…

 

Comment mesurer la réussite d’un programme ?

Oui, il s’agit bien d’évaluer la réussite du programme pas l’avancement individuel de chaque mentoré !

Selon les objectifs définis au départ cela passe par des réunions d’évaluation menées par le comité de pilotage, un questionnaire, la mesure de l’évolution d’indicateurs quantitatifs présents dans l’entreprise, retours clients, nombre de demande de formation au développement personnel, nombre de mentors prêts à témoigner du succès… vous voyez les outils de mesure sont variés et les entreprises ont beaucoup d’idées pour les définir et les mettre en œuvre à partir du moment où les objectifs du départ sont clairs !

 

Commentaires

Bonjour,

Je souhaiterais pouvoir obtenir la présentation faite lors de ce colloque bordelais.

Je vous en remercie par avance.

Bonjour,

je ne comprends pas bien votre demande. Voulez vous le programme du colloque ou mon intervention ? S'il s'agit de mon intervention, elle est reprise dans cet article.

bonne journée

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