Etudiants en « télé-stage »

Le télétravail s’est imposé dans toutes les entreprises de façon massive et « obligatoire ». De fait, il s’est imposé à tous les stagiaires, certains n’ont même pas pu rencontrer physiquement leur maitre de stage. Si beaucoup s’interrogent sur le management des collaborateurs à distance, qu’en est-il de cette population hybride à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise ?

Nous avons décidé de mener notre enquête auprès d’étudiants en stages de fin d’études ou en césure. Elèves de Grandes Ecoles comme CentraleSupelec, ESCP Europe ou de DUT en stage de validation de leur cursus, ils ont bien voulu nous donner leur avis sur ce stage d’un nouveau genre et nous ont permis ainsi d’apporter quelques points clés pour aider à la réussite de cette nouvelle modalité à l’usage des « maîtres de stages ».

Nous leur avons donc posé 3 questions :

  • Quels sont pour eux les points forts du télé-travail en stage ?
  • Quels sont les points faibles ?
  • Quels seraient les conseils, ou recommandations qu’ils souhaiteraient donner à leur maître de stage pour améliorer la situation ?

Le télétravail présente de nombreux atouts pour les étudiants interrogés :

Atout 1 : Flexibilité, organisation à son rythme

L’élément qui ressort le plus fréquemment est sans surprise la flexibilité de l’emploi du temps des stagiaires. Le télé-travail leur permet d’être autonome et de pouvoir s’organiser à leur rythme et sans les contraintes des transports en région parisienne : « j’avais 45 minutes de route pour me rendre au bureau. En télétravail, il n’y a pas de perte de temps dans les transports en commun. Je me lève une heure plus tard. Cela me permet de dormir plus longtemps et d’économiser de l’énergie. » ; « je gagne beaucoup de temps dans ma journée du fait de la suppression des trajets et comme j’ai tout mon matériel chez moi, si je veux vérifier quelque chose en dehors des heures de travail je peux alors que d’habitude ce n’est pas le cas ».

Les stagiaires se sentent plus libres et peuvent organiser au mieux leurs activités en dehors du travail (art, sport musique) : « Lorsque je n’étais pas en télé-travail, j’arrivais chez moi vers 19 heures puis j’allais directement à la salle de sport, ce qui fait que je dînais vers 22 heures. Je me dépêchais toujours sur le chemin du retour pour essayer de gagner du temps. »

Atout 2 : Moins de stress et de tension

Certains étudiants expriment le fait que le télétravail leur a permis de diminuer leur niveau de tension du fait du niveau de stress présent au sein de l’entreprise. Ce point est notamment évoqué dans les entreprises de conseil.

Atout 3 : une meilleure concentration sur la mission

Pour certains, le télé-travail améliore la productivité car il permet de se concentrer sur la réalisation de la mission : « Avec le télétravail, j’ai pu vraiment me consacrer à la mission qu’on m’a confiée, sans avoir à participer à des tâches mineures mais qui prennent du temps sur le projet principal. »

Un étudiant a même présenté cette situation inédite de télétravail total comme un challenge qui lui apporte une réelle satisfaction. Conduire un projet pratiquement sans aide extérieure et surmonter les différents problèmes d’organisations et de décisions dû au fait que les contacts avec son tuteur sont plus restreints constitue une véritable fierté.

Pour être parfaitement réalisés ces atouts doivent être assortis d’une très bonne communication qui constitue l’enjeu majeur du télé-travail : « Nous utilisons Teams et nous avons maintenu nos réunions hebdomadaires habituelles, ce qui permet en plus de garder un lien au sein de l’équipe et de prendre des nouvelles. » ; « nous communiquons beaucoup avec mon maître de stage et avec les autres collègues à travers des réunions et des outils comme Slack, ça permet de ne pas s’isoler trop ».

Pour les étudiants, il est important de sentir qu’ils restent intégrés à l’équipe et beaucoup ont mentionné qu’ils préfèreraient être sur leur lieu de travail.

Des difficultés importantes essentiellement dues à un déficit de communication mais pas que…

Plusieurs aspects de communication sont pointés.

Des incompréhensions sur le travail à mener

Les problèmes de communication peuvent créer des incompréhensions entre le tuteur et le stagiaire qui peuvent conduire à une baisse d’efficacité « je perds du temps car avec ma tutrice on ne peut pas tout le temps se parler et on part sur des trucs complètement différents et après elle se rend compte que ce n’est pas ce qu’elle veut et il faut tout recommencer ». Le télétravail requiert un encadrement plus précis pour le tuteur et d’être vigilant sur la clarté de l’objectif.

Peu enclin à prendre leur téléphone et habitués à la communication instantanée, les étudiants sont très surpris de ne pas retrouver la même réactivité au sein de leur entreprise : « établir une messagerie instantanée m’aurait permis de me motiver plus facilement , de garder un rythme de travail plus constant et d’être plus efficace en obtenant rapidement des réponses à mes questions ; » ; «  l’absence de messagerie instantanée : il y a en a une mais personne ne l’utilise, m’a empêché de poser certaines questions ou m’a retardé. Devoir attendre pour avoir la réponse entrainait parfois une certaine lassitude ».

Au-delà des conséquences sur leur efficacité dans leur travail, les étudiants notamment ceux en stage de fin d’études regrettent de ne pas avoir une réelle vision globale de l’entreprise, de sa culture : «  j’ai moins la vision globale de l’entreprise et moins de contexte parce que la communication avec les autres services est réduite » ; «  il est complexe de se connecter humainement avec son manager alors que c’est capital si le stage se fait dans une optique de recrutement derrière ».

Le troisième impact du manque de communication cité est l’absence de convivialité :« Même si nous maintenons un lien à distance à travers de nombreuses visioconférences, voir mes collègues « en vrai » me manque. » ; « ne pas échanger avec les collègues pour le travail ou pendant les pauses est sans doute le point qui m’a le plus contrarié ». Pouvoir interagir avec leur équipe, célébrer une performance ou simplement discuter le temps d’une pause est malheureusement complexifié en télé travail et les stagiaires sensibles à l’ambiance de travail regrettent ce manque d’échanges informels qu’ils aimeraient être recrées d’une façon ou d’une autre : « c’est dommage de perdre une grande partie de l’aspect social du stage, l’ambiance du bureau, les pauses, les discussions avec les collègues »

Outre les problèmes de communication ou de l’accès à l’information générale de l’entreprise, certains stagiaires se plaignent d’un surcroit de travail non maitrisé. En effet, pour les étudiants travaillant dans des équipes conséquentes, la charge de travail a nettement augmenté lors du  passage au télétravail car les missions qui leur sont données ne proviennent pas forcément de la même personne et du fait de la distance les managers se concertent moins sur la disponibilité du stagiaire qui ne sais plus comment gérer ses priorités : « je reçois des missions de collègues différents, ils se concertent moins sur ma disponibilité et sur mes mission en cours et me sollicitent un peu tous en même temps ».

Les difficultés logistiques et matérielles ne sont également pas à sous-estimer. Certains étudiants pointent le fait qu’ils n’ont pas un bon matériel chez eux : « J’avais dans mon bureau mon propre poste de travail avec deux écrans. En télétravail, je dois travailler sur mon ordinateur portable, qui commence peu à peu à rendre l’âme, et qui est beaucoup moins pratique que le poste fixe du bureau. » ; « je ne disposais pas des logiciels présents au bureau et donc je perdais beaucoup de temps pour faire les mêmes travaux sous logiciels libres » ou bien encore une connexion internet défaillante qui complique les communications et les réunions entre collègues. De même, les conditions d’installations peuvent être difficiles : « Des éléments simples comme un siège et un écran d’ordinateur n’étant pas adaptés à de longues journées de bureau ont été un vrai handicap pour mon stage. »

A l’inverse des étudiants qui trouvent le télé travail plus productifs, pour d’autres, il est plus dur de se concentrer et d'être efficace en télétravail : « L’un des principaux points faibles du stage en télétravail est la difficulté́ à séparer le cadre professionnel du cadre privé. ». Certains précisent que le fait de rester chez eux est propice à la distraction.

Les jeunes nous ont proposé quelques pistes d’amélioration à l’usage des maitres de stage.

Améliorer la communication :

Le point le plus important pour la plupart des étudiants est l’aspect communication. Établir une messagerie instantanée et des réunions fréquentes pour garder le contact constitue leur première recommandation.

Trouver un moyen de communiquer rapidement et efficacement est primordiale. Obtenir rapidement des réponses aux questions des stagiaires leur permet d’être plus productif et de ne pas se sentir démotivés.

La plupart des étudiants préfèrent être en contact au minimum tous les deux jours avec leur tuteur et sont d’accord sur le fait qu’un point une fois par semaine n’est pas suffisant. Ces échanges permettent de motiver plus facilement les étudiants et de garder un rythme de travail plus constant.

Ce qui manque beaucoup au stagiaire c’est le contact humain. Une stagiaire propose « de créer des moments en équipe pour remplacer les pauses du bureau ». Une des propositions qui revient souvent est d’apporter un peu de chaleur aux communications et de ne pas parler que de travail. Cela motive les stagiaires et permet d’améliorer la relation tuteur / stagiaire.

Ne pas hésiter à s’informer des conditions de travail du jeune en télétravail et de donner quelques conseils pratiques pour leur installation : « J’aurais bien aimé́ avoir des notices à la fois pour l’organisation de mon poste de travail à domicile, quelques astuces concernant la position de l’écran, du siège »

Et pour finir, pensez à attribuer un tuteur d’entreprise à chaque stagiaire, qui l'accompagne durant toute la durée de son stage, le guide, lui fait des feedbacks, l’informe sur l’entreprise. Cela peut paraître évident mais ce n'est pas encore un acquis dans toutes les entreprises.

Ces échanges avec tous ces jeunes que nous remercions pour leur temps et leur engagement pour répondre à nos questions avec cette franchise et ouverture, nous conduit à préciser à partir de leurs recommandations 5 règles d’or du maitre de stage en télé travail, peu différentes sans doute de celles d’un stage classique mais sans doute exacerbée par cette modalité de travail.

1 / communiquer

« Le point le plus important selon moi, c’est la communication. J’ai besoin d’échanger plus et plus vite : établir une messagerie instantanée ou des réunions un peu plus fréquentes »

2 / Garder un Contact humain

« Avec le télétravail c'est l'ambiance de travail qui me manque, les interactions sociales avec mes collègues, j’ai besoin de temps de temps d’échange informels : des pauses café virtuelles»

3/ Former

« Avec le télétravail j'ai moins la vision globale de l'entreprise et moins de contexte, j’ai besoin qu’on partage plus avec moi l’environnement, les valeurs et la culture de l’entreprise »

4/ Mentorer

«J’étais bien plus efficace quand mon maître de stage me donnait des missions concrètes et bien pilotées. Cela m’apportait la satisfaction de conduire un projet par moi-même »

5 / Bien cibler les missions

« Je reçois des missions de la part de collègues différents. Du fait de la distance du télétravail, il peut arriver qu’ils se concertent moins sur ma disponibilité et qu’ils me sollicitent un peu tous en même temps. J’ai besoin d’un tuteur unique »

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